Tryb pozakonkursowy, czyli tzw. „małe granty”

1. Wynika z art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz corocznie uchwalanego przez Radę Powiatu Legnickiego Programu współpracy Powiatu Legnickiego z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego.
2. Umożliwia ubieganie się o dotację na realizację zadania publicznego z pominięciem otwartego konkursu ofert.
3. W ramach tzw. „małych grantów” o dofinansowanie mogą ubiegać się organizacje pozarządowe lub podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy (zwane dalej organizacjami pozarządowymi) realizujące sferę zadań publicznych na terenie Powiatu Legnickiego bądź na rzecz jego mieszkańców.
4. Nabór ofert odbywa się w trybie ciągłym (przez cały rok budżetowy) do momentu wyczerpania puli dostępnych środków finansowych przeznaczonych na wsparcie zadań publicznych realizowanych w trybie art. 19 a ww. ustawy.
5. Oferty są składane wg wzoru zgodnego z rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r., poz. 2055)

Warunki, jakie należy spełnić, aby ubiegać się o dotację w ramach trybu tzw. „małych grantów”

1. W trybie określonym w art. 19a ustawy dotacje mogą zostać przyznane na zadania publiczne, które mieszczą się w zakresie przedmiotowym określonym w obowiązującym rocznym programie współpracy Powiatu Legnickiego z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego.
2. Na dane zadanie organizacja pozarządowa może otrzymać tylko jedną dotację z budżetu Powiatu Legnickiego. W przypadku stwierdzenia otrzymania wcześniej w danym roku kalendarzowym dotacji
   z budżetu Powiatu Legnickiego na to samo zadanie lub jego część – oferta nie będzie rozpatrywana.
3. Wysokość środków finansowych przeznaczonych w danym roku kalendarzowym na dotacje udzielane w trybie 19a ustawy w poszczególnych wydziałach merytorycznych określa Zarząd.
4. Wydziały merytoryczne na bieżąco informują o wysokości dostępnych środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań w trybie 19a ustawy, a także o każdej zmianie wysokości tych środków, w tym także ich braku. Informacje zamieszczone są na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Legnicy, w zakładce powiat/organizacje pozarządowe/dotacje w trybie art. 19a.
5. W przypadku braku środków finansowych na realizację zadań w trybie 19a ustawy, dyrektor właściwego wydziału informuje o tym organizację pozarządową, która złożyła ofertę.

Tryb postępowania

Forma złożenia oferty oraz jej dostarczenie

Ofertę, na obowiązującym wzorze, w zamkniętej kopercie z napisem „Oferta z art. 19a” i pieczątką nagłówkową Oferenta należy składać osobiście w siedzibie Starostwa Powiatowego w Legnicy, pl. Słowiański 1, na parterze budynku – w Punkcie Obsługi Interesantów w godzinach 7.30-15.30 lub za pośrednictwem poczty na adres: Starostwo Powiatowe w Legnicy, pl. Słowiański 1, 59-220 Legnica (decyduje data wpływu do urzędu potwierdzona pieczęcią wpływu). W kopercie może znajdować się wyłącznie jedna oferta. Nie ma możliwości nadsyłania ofert drogą elektroniczną lub faksem.  Datą złożenia oferty jest data faktycznego jej wpływu do Starostwa. Nie jest uwzględniana data nadania w placówce pocztowej.

Załączniki do oferty

1. Do wypełnionego czytelnie formularza oferty należy dołączyć:
   1. kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (wydruk odpisu KRS można pobrać ze strony https://ems.ms.gov.pl), kopię wyciągu z innego rejestru lub ewidencji potwierdzającego status prawny Oferenta oraz nazwiska i funkcje osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w jego imieniu. Za aktualny uznaje się odpis zgodny ze stanem faktycznym i prawnym. Elektroniczny wydruk odpisu z KRS z ww. strony internetowej nie wymaga potwierdzenia zgodności z oryginałem.
   2. w przypadku gdy Oferent nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego – kserokopia statutu organizacji oraz aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji ze wskazaniem osób upoważnionych do składania oświadczeń woli. Kserokopia statutu musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta;
   3. inne jeśli wymagane np. upoważnienia osób do reprezentowania podmiotu, jeśli dana osoba nie jest wskazana w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu lub aktualne pełnomocnictwa zarządu (lub innego organu wykonawczego) do składania oferty na realizację określonego zadania publicznego, podpisywania umów w tym zakresie, dysponowania uzyskanymi funduszami i dokonywania rozliczeń z tych funduszy w przypadku oferty składanej przez oddział terenowy nie posiadający osobowości prawnej;
   4. w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów ustawy o stosunku Państwa do Kościoła katolickiego w rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach i wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego, dekret powołujący na proboszcza lub inną funkcję, upoważniający do składania oświadczeń i zaciągania zobowiązań (kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem);
   5. w przypadku rozpoczętej procedury zmiany władz Oferenta – kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem osoby/osób uprawnionych do reprezentacji Oferenta – uchwały dotycząca zmiany/wyboru wybranych osób.
2. Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji Oferenta (pełnomocnictwo lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji/rejestru) ważny jest 30 dni od daty wystawienia takiego dokumentu. Niedochowanie ww. terminu, traktowane będzie jako błąd formalny i spowoduje odrzucenie oferty.
3. Organizacje zarejestrowane w Starostwie Powiatowym w Legnicy zwolnione są z obowiązku dostarczenia zaświadczenia o wpisie do ewidencji organizacji pozarządowych (dotyczy tylko klubów sportowych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz stowarzyszeń zwykłych) prowadzonych przez Starostę Legnickiego.
4. Przed rozpoczęciem realizacji zadania Oferent zobowiązany jest dostarczyć kserokopie ubezpieczenia OC i NWW zawartego przez Oferenta na realizację zadania lub wszystkich zadań realizowanych w danym roku, poświadczone za zgodność z oryginałem. Ubezpieczenie NNW musi obejmować swoim zakresem beneficjentów zadania (dopuszcza się dostarczenie kserokopii ubezpieczenia OC i NWW po rozpoczęciu realizacji zadania, lecz przed realizacją etapów zadania związanych z bezpośrednim uczestnictwem beneficjentów w tym zadaniu). Niedostarczenie w wyznaczonym przez Starostwo Powiatowe w Legnicy terminie kserokopii ubezpieczenia OC i NNW potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta, jest równoznaczne z rezygnacją z przyznanej dotacji.

Ocena formalna oferty

1. Oferta oceniana jest pod względem formalnym przez pracownika właściwego wydziału, który wypełnia kartę oceny formalnej.
2. Za oferty niespełniające kryteriów formalnych uważa się:
   • oferty złożone w terminie krótszym niż 14 dni roboczych przed datą rozpoczęcia realizacji zadania publicznego, licząc od następnego dnia po złożeniu oferty, przy czym ostatni dzień nie może być początkiem terminu realizacji zadania,
   • oferty, w których nie wypełniono wszystkich pól, rubryk (jeśli którekolwiek z pytań zawartych w ofercie nie dotyczy oferenta lub zgłoszonego przez niego zadania, należy to zaznaczyć wpisując zwrot "nie dotyczy"),
   • oferty, które zostały niewłaściwie podpisane (nieczytelnie w przypadku braku pieczęci imiennej lub przez osoby nieuprawnione - oferta musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli Oferenta, zgodnie ze statutem lub innym dokumentem określającym sposób reprezentacji wraz z pieczątkami imiennymi, a w przypadku ich braku wymagane są czytelne podpisy oraz pieczątka nagłówkowa Oferenta),
   • oferty zawierające błędy rachunkowe, błędy wynikające ze zgodności harmonogramu z terminem realizacji zadania oraz błędy polegające na braku kompatybilności harmonogramu zadania z szacunkową kalkulacją kosztów, niespełniające wymogu wysokości wkładu własnego finansowego Oferenta,
   • oferty, których okres realizacji przekracza 90 dni lub rok budżetowy, w którym udzielono dotacji,
   • oferty, których wnioskowana kwota dotacji jest wyższa niż 10.000,00 zł,
   • oferty bez wymaganych załączników,
   • oferty niespełniające innych wymogów np. złożone niezgodnie z terminem, niezgodne ze sferą lub sferami zadań publicznych, na którą lub które Zarząd w danym roku wyodrębnił uchwałą środki finansowe na dotacje w trybie art. 19a, realizowane wyłącznie na rzecz mieszkańców innych powiatów, złożone na niewłaściwych formularzach, nieczytelne lub złożone na formularzach wypełnionych pismem odręcznym, nadesłane drogą elektroniczną lub faksem, niespełniające wymogu dotyczącego minimalnego wkładu własnego finansowego Oferenta.
3. Dopuszcza się możliwość uzupełnienia braków formalnych w ofercie w terminie wyznaczonym w wezwaniu do uzupełnienia braków. Do braków formalnych możliwych do uzupełnienia zalicza się wyłącznie uzupełnienie wykreśleń w części „V. Oświadczenia”.
4. Jeżeli oferent nie dokona uzupełnień braków formalnych w wyznaczonym terminie, jego oferta nie będzie poddana ocenie merytorycznej.
5. Dyrektor właściwego wydziału informuje niezwłocznie oferenta o niespełnieniu przez ofertę wymogów formalnych.
6. Oferty spełniające wymogi formalne, w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od daty wpływu do Starostwa, umieszczane są na 7 dni przez pracowników właściwych wydziałów w miejscach wymienionych w art. 19a ust. 3 ustawy. Zgłoszone uwagi są uwzględniane podczas oceny merytorycznej oferty.

Ocena merytoryczna oferty

1. Ocenie merytorycznej podlegają wyłącznie oferty spełniające wymogi formalne.
2. Dyrektor właściwego wydziału informuje Oferenta o stwierdzeniu celowości i przyznaniu dotacji lub braku celowości realizacji zadania publicznego przez Zarząd. W przypadku stwierdzenia celowości realizacji zadania publicznego przez Zarząd, dyrektor właściwego wydziału informuje Oferenta o ocenie Zarządu, wysokości przyznanej dotacji oraz o konieczności dokonania ewentualnych zmian w szacunkowej kalkulacji kosztów złożonej oferty, a pracownik wydziału niezwłocznie przygotowuje umowę wraz z niezbędnymi załącznikami.

Pełna treść Uchwały Nr 301/1025/2024 Zarządu Powiatu Legnickiego z dnia 5 kwietnia 2024 roku w sprawie określenia sposobu postępowania z ofertami złożonymi w trybie art.19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w tym dokonania oceny formalnej i merytorycznej złożonych ofert oraz oceny celowości realizacji zadań publicznych.: https://powiat-legnicki.bip.info.pl/dokument,iddok,13041,idmp,253,r,r

Do pobrania:

• formularz oferty
• formularz sprawozdania